Обязательно ли с 01.01.2026 для составления акта применять электронный формат УПД (5.03)?

Обязанность составлять товарные накладные и акты оказанных услуг (выполненных работ) в электронном формате УПД (5.03) с 01.01.2026 законодательством не предусмотрена.

Обоснуем ответ.

С 1 января 2026 года утрачивают силу форматы накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ, оказании услуг (приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@). При этом форматы первичных документов, утвержденные приказами ФНС России, относятся к формализованным форматам документов. Такие форматы документов делятся на обязательные (счет-фактура, корректировочный счет-фактура, УПД, УКД) и необязательные (все остальные документы – накладные, акты и т. д.). Обязательные формализованные документы всегда передаются по утвержденному ФНС России формату. А необязательные формализованные документы можно передавать контрагентам в ином формате. Применять утвержденные форматы для них нужно только в отношениях с налоговыми органами.

Кроме того, как разъяснила ФНС России, после 01.01.2026 сохранится возможность создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов и на бумаге. Бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается. Иначе говоря, если налогоплательщик обменивается бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то такой порядок работы можно применять и в 2026 году.

Таким образом, с 01.01.2026 налогоплательщики вправе:

• при обмене документами через ЭДО использовать неформализованные ТОРГ-12 и акты (т. е. применять произвольные форматы, поддерживаемые оператором ЭДО);
• обмениваться документами на бумаге;
• использовать формализованные форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, УПД (со статусом 1 или 2, УКД со статусом 1 или 2).

Если организация решила использовать неформализованные документы, необходимо учитывать, что они не подходят для передачи в электронном виде по требованию ИФНС. В этом случае понадобится распечатать их на бумаге либо передать в виде сканов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью. Поэтому налоговая служба рекомендует переходить на использование обязательного формализованного формата УПД.