Можно ли рассылать расчетные листки через кадровый электронный документооборот?

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка. Работодатель разрабатывает и утверждает форму расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).

Трудовым законодательством не установлен порядок выдачи работникам расчетных листков (в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту). Порядок извещения работников (направления им расчетных листков) работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письма Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1).

Если работник и работодатель перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО), то обмен документами между сторонами ведется посредством информационной системы, применяемой для КЭДО (ч. 4, 6 ст. 22.1 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и вводит его локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 22.2 ТК РФ ). Порядок введения КЭДО, а также перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, утверждаются локальным нормативным актом работодателя, например, Положением о КЭДО (ч. 1-2 ст. 22.1, ч. 2-3 ст. 22.2 ТК РФ), далее – Положение. С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.

В электронном виде можно оформить большинство кадровых документов, за исключением тех, которые указаны в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Расчетные листки к числу исключений не относятся. Поэтому в перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, можно включить расчетные листки.

Если работодатель ведет КЭДО, он может рассылать работникам расчетные листки через информационную систему, применяемую для КЭДО. Это подтверждают специалисты Роструда на сайте  онлайнинспекция.рф и Минтруда России (письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).

Положение о КЭДО может предусматривать сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичности такого подписания и ознакомления (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ). Такие сроки определяются работодателем (например, можно установить, что работник должен подписать документ (ознакомиться с ним) в течение 3 рабочих дней со дня получения документа).

Если сотрудник нарушает требования локального нормативного акта работодателя, предусматривающего ознакомление сотрудника с расчетными листками посредством системы КЭДО, это может быть расценено работодателем как нарушение трудовой дисциплины. За совершение такого дисциплинарного проступка сотруднику можно сделать замечание или объявить выговор (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ.

Е

сли организация приняла меры для того, чтобы не было нарушений трудового законодательства (утвержден локальный нормативный акт, предусматривающий использование КЭДО для ознакомления работников с расчетными листками, сотрудникам обеспечен доступ к информационной системе и т. п.), по нашему мнению, нет оснований для привлечения организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.