Какой формат счета-фактуры (УПД) применять с января 2025 года?

В 2025 году при формировании счета-фактуры (УПД) в электронном виде организация (ИП) вправе применять:

• до 23.01.2025 формат 5.01 или 5.02,
• с 23.01.2025 до 01.04.2025 формат 5.01 или 5.03,
• с 01.04.2025 формат 5.03.

Обоснуем ответ.

В своей деятельности налогоплательщики вправе применять электронный документооборот. Более того, при реализации прослеживаемых товаров оформляется именно счет-фактура (УПД) в электронном виде (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

При использовании электронных документов счета-фактуры (УПД) должны соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970).

При этом Приказом № 970 предусмотрены положения для плавного перехода от старого формата (5.01) к новому (5.02). Так, до 01.04.2025 налогоплательщики вправе применять как новые электронные форматы счета-фактуры (УПД), так и старые (приведены в Приложении № 2 к Приказу № 970). После этой даты обязательному применению подлежат документы только в формате 5.02.

Однако приказом от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ (далее – Приказ № 1032) ФНС России изменила действующий формат (5.02) счета-фактуры (УПД) до версии 5.03. Новый формат учитывает изменения законодательства (в частности, с 01.01.2025 упрощенцы признаются плательщиками НДС).

Приказ № 1032 вступает в силу 23.01.2025. Это значит, что с 23.01.2025 до 01.04.2025 налогоплательщики вправе формировать электронные счета-фактуры (УПД) в формате 5.01 или 5.03.

С 01.04.2025 электронные счета-фактуры (УПД) необходимо выставлять только в формате 5.03.

Отметим, при реализации прослеживаемых товаров целесообразно использовать новый формат (до 23.01.2025 версии 5.02, после – версии 5.03), т. к. он позволяет отражать стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях (графа 14).

Упрощенцам, которые признаются плательщиками НДС, необходимо применять формат 5.03, т. к. он позволяет отражать льготные ставки НДС 5 и 7 %.